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倒计时40天,各位参展商准备好了吗?

距离12月2日的第五届齐鲁火锅节开幕的日子仅仅剩下40天了!作为参展商的你,做好展前准备工作,才能够在展会上取得最佳效果!

你的展前准备工作进行的怎么样了?
 
今天,小编为大家准备这篇文章,为您简要介绍一下您需要做的展前准备工作。
 
一:发送邀请函给你的客户
提前与重要的客户预约好见面时间,加强彼此之间的业务联系,这也是展会的准备工作之一,告诉客人展位号,展会时间,这一步十分重要,附上新产品信息以及展位装修图就更好不过了。因为展馆很大,客人一下就转晕了,所以明确的展位号和展位装修图可以帮助客户更容易的找到你的展位。如果能把你的老客户都约到你的展位上,只要你有新产品,基本上有新订单是很容易的事情。
 
对于那些在你们这里订单量不是很大的客户,最好的方法就是多介绍品种给他做,这样订单量也就自然上去了。
 
许多参展商将邀请买家这一重要环节,过分寄希望于主办方,其实有这种想法是非常错误的,参展企业在宣传和邀请买家参加展会并预约见面的过程,对企业本身就是一种宣传,毕竟能够参加展会,就足以说明企业实力。
 
二:展会现场搭建
展会现场的搭建,对于前期的准备工作至关重要。50%的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得,展台的装修设计也直接决定了观展商对企业的第一印象,装修简洁大方就好,颜色和产品要有对比度。
展台的搭建工作的需要注意如下细节:
1、根据设计图考虑在展场中的效果;
2、监督防火材料的使用,杜绝安全防患;
3、成本控制,实行一揽子合同;
4、在布展前,最好先去工厂看看,对将要展示的材料和工艺有一个预先的监管和了解;
5、监督展会现场的搭建进度。叮嘱搭建公司做好预案,特别要求其排出工期,细化到每一小时做什么,严格细致的时间表,才是保证现场搭建在两天半紧张有序完成的基础。
 
 
搭建示例图

三:展品的安排和布置
展台搭建设计好之后,参展商应慎重考虑要在展会上展出什么产品,以什么形式展出?外形、尺寸等都需要考虑进去。考虑好展出哪些产品,就要事先准备好展品。
展台布置除了使展品突出,能吸引目标观众,更重要的是将展品的特点和优势传达给目标观众。同时展台布置要使参观者有一种受欢迎的感觉,而不能是一种被拒绝、隔绝的感觉。展台布置一定需要用心、有创新。最好能够遵从以下几点:
 
1. 将产品分类,统一设计布局,造出声势
集体展出尤其应当考虑按产品类别统一设计、布局、布置,建立整体形象。同时因为不同的产品有不同的客户,产品分类也有助于产品推销和贸易洽谈。如果是既对公众开放又对商人开放的展览会,在有条件的情况下,应分别安排商业展示区和公众展示区。
 
2.从参观者角度构思、安排、布置,而不是从参展企业即采购商的角度布置产品
参展企业希望为采购商留下什么印象,采购商希望知道有关产品的哪些问题等等。了解兴趣有助于设计人员布置出吸引目标观众的效果,有助于产品的参展成交。
 
3.突出重点展品
在一个展台里可以展示很多展品。但是对于展出者和参观者,有些展品更重要些,一般是新产品或成交额大的产品。设计人员在设计展台时要了解这一点,在设计和布置时反映出来,给予适当的位置和面积。越重要的展品应该越突出。在有些情况下,整个展台布局是围绕一件突出的展品。
 
4.显示展品特性
找出可以吸引目标观众的展品特性,不同的展品特性需要用不同的布置手法方能显示最佳效果。有些产品需要挂在展板上,有些需要放在地面上,有些需要玻璃柜;整个展台,有些从一面看效果好,有些从四周看效果好;有些需要近处看,有些需要远处看。使用何种布置手法在设计时就应予以考虑。
 
5.留有空间,不要堆积
将很多展品放的很近会大大降低影响力,降低吸引目标观众注意的可能性,降低目标观众对这些产品的记忆深度。解决办法可以是选择少数有代表性的样品布置,留出充足的空间,其他产品通过资料介绍。
 
6.综合使用各种手法,全面反映展品情况
展台布置以展品为主,但是要充分利用图片、说明、模型、声像设备等加强效果,全面展示展品特征、特性及有关情况。比如展示火锅食材,可以考虑安排现场实物品尝,用地图和照片反映产地;用图表表示不同的品种、等级的产量及市场;用样品和照片反映各种最终产品和包装等等。通过这些布置手法,采购商就可以全面了解展品情况。
 
 
 
 
四:做好产品介绍手册,最好有纸质和电子两个版本
资料的编排不求多花哨,简洁大气,具有国际性即可,但纸张建议使用较好的纸张,如果在样本的设计上,突出一两个设计的亮点,那就更好了。这些可与设计师多沟通,宣传材料的纸张、印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的火锅专业展览会,展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外,一定要准备充足的名片。
 
产品介绍手册一定要做纸质版本和电子版本两种。纸质版本编排不求多花哨,简洁大气,具有国际性即可,但纸张建议使用较好的纸张,如果在样本的设计上,突出一两个设计的亮点,那就更好了。然后大量复印单张产品信息纸张版本,根据客户喜欢的不同产品,选择性赠送给客户。
 
展位上配置好平板电脑,方便展示产品手册的电子版本,记得留下可以下载的二维码,方便可以观阅电子版本后有需要可以进行下载。若是客户有大量产品购买意向,可以进行电子表格填写,参展商回去整理资料也方便,避免丢失。若是客户对于货源有急切需要,甚至可以做到展会这边登记电子信息,参展商的办公地接收到订单消息后立马安排发货,做到“现场淘宝”的功能效果。
 
五:展会现场人员的安排
1、现场接待:外形要好,性格外向主动,他们主要是负责接待到达展位的客户,讲解和解答,这些工作人员的数量可能要多一些,可根据展位的大小和布局:有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数,对这些人的要求就是彬彬有礼,不卑不亢,笑脸迎人,口齿清晰,专业知识扎实,另外特别注意的是,各负责各的一片区域,不能有客人来询问,就一拥而上,你也解答他也解答,显得现场比较乱,另外,遇到讲不明白的东西,可大方的介绍给能讲明白的人。
 
 
 
2、现场总协调:这个人应是经理一级,他主要管理所有"现场接待",解决"现场接待"所不能应付的问题,这个人领导能力要强,重要的是专业知识一定精深。
 
3、级别较高的公司领导:因为,现场会有重要客户应约来访,来的都是客,特别到达展会现场,自然不如家里条件好,因此接待的级别通过接待的人来提高,给客户愉快的感受。所以,如果有副总(或以上)一级的,应赴会接待一下。
 
4、跑腿型人员:现场难免会有一些体力活,杂活,突发事情,比如临时买个胶带或工具、搬搬资料,忙的时候,顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快,对展馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。
 
5、总后勤:这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行,需要指出的是,在展会现场,花销自然不会小,物品自然要贵一些,展会上比较辛苦,因此,不能太小气,让大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手,视参会工作人员的数量来定,比较重点的工作是饮用水和中餐。
 
特别说明一点,根据展位的大小,安排相应的人手,如果展位小,安排的人少,那么可能就一个身兼数职,但工种大抵如此,不论如何,赴展会前的动员会是一定要开的,确定职责,分工明确,确保参展的数天内工作紧张有序。
 
 

 

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